1
010761000 ProjektityöskentelyLuento 4Hanna-Kaisa Lammihanna-kaisa.lammi@lut.fi
2
Projektisuunnittelun vaiheet
Projektintavoitteidenasettaminen
Aika-
suunnittelu
Projektin
osittaminen
Projektin
organisointi
Resurssi-
suunnittelu
Ohjaus-
järjestelmän
suunnittelu
Kustannus-
suunnittelu
Projektisuunnitelma
3
Projektin vaiheistus ja ositus
Projektin ositus eli WBS (Work BreakdownStructure)
Tavoitteet:
jaetaan projekti vastuukokonaisuuksiin
jaetaan aikataulut osa-aikatauluihin
puitteet kustannusohjaukselle
työlle hierarkinen jäsentely ja koodaus
integroida ajallinen ja taloudellinen suunnittelu jaohjaus
luoda projektin keskeinen informaatioväline
4
Kaksitasoinen ositus
Aktiviteetti
suurehko kokonaisuus, voidaan jakaa aliaktiviteetteihin
voi kestää jopa koko projektin (esim. projektinhallinta)
tärkeitä tietoja ovat alkuajankohta, loppuajankohta,resurssit, työmäärä ja lopputuotteet
Tehtävä
yleensä yhden henkilön suorittama kokonaisuus
kesto tyypillisesti muutamia päiviä, max. 2 viikkoa:
luotettavat arviot
poikkeamat havaitaan nopeasti ja voidaan reagoida niihin
tosin liian pienet tehtävät lisäävät byrokratian määrää
5
Osituksen huomioita 1/2
Kaikkia tehtäviä ei pysty suunnittelemaanetukäteen; ennakoimattomat ongelmat ovattavallisia
Varaa aikaa odottamattomille tehtäville
Älä resurssoi ihmisiä 100-prosenttisesti vaan varaaaikaa organisaation yleisiin tehtäviin,poissaoloihin jne.
Varaa aikaa myös katselmointeihin ja muihintarkastuspisteisiin, viranomaisten lupiin,laitteistojen hankkimiseen ja asentamiseen jne.
6
Osituksen huomioita 2/2
Tarkenna tehtäviä projektin edetessä(yleisaikataulu, 90 päivän aikataulu,viikkoaikataulu)
Pyri edistämään yrityksen sisäisentehtävälistan luomista. Tämä helpottaaprojektin suunnittelua huomattavasti.
7
Esitysohjelmisto
Liityntä X-järjestelmään
Protokollan tarkennus
Liityntäosuuden suunnittelu ja
pakkauskuvauksen laadinta
Ohjelmointi
Moduulitestaus
Kartta
Määrittelyn
tarkennus
Karttojen luonti
Symbolien luonti
Karttaosuuden
suunnittelu ja
pakkauskuvauksen
laadinta
Ohjelmointi
Moduulitestaus
Projektinhallinta
Projektisuunnitelman
laadinta
Johtoryhmän palaverit
Raportointi
Projektin Loppuraportin
laadinta
Järjestelmätehtävät
Versionhallinta ja
arkistointi
Käyttöohjeen laadinta
Hankinnat
Koulutus
Käyttöönottotuki
Asennus
Hyväksymiskoe
Tekninen suunnittelu
Arkkitehtuurikaavion laadinta
Vaatimusten laadinta
arkkitehtuuriosille
Tekninen määrittely
Projektisuunnitelman
tarkennus
Sovellus
Määrittelyn tarkennus
Sovellusosuuden suunnittelu
Koodaus
Moduulitestaus
Tietokanta
Määrittelyn tarkennus
Kohdetietokannan
rakenteen suunnittelu
Lisätietokannan
rakenteen suunnittelu
Kohdetietokantaolion
suunnittelu ja
pakkauskuvauksen
laadinta
Tietokannan
suorituskykytestit
Ohjelmointi
Moduulitestaus
Käyttöliittymä
Määrittelyn tarkennus
Käyttöliittymäproton luonti
Käyttöliittymäproton arviointi
Ikkunoiden viimeistely
Testaus
Testisuunnitelman laadinta
Testiympäristön
kokoaminen
Testitapausten laadinta
Järjestelmätestaus
Koekäyttötestaus
esimerkki WBS:stä
8
Projektin aikaohjaus
Huomioitavia asioita
myöhästymissakot, esim 0,5% viikossa, max10% projektin kauppahinnasta
sidotun pääoman korko, esim. investoiduillelaitteille, työlle, tilat, koneet jne.
tuotto projektin tuloksista
menetetty tuotto
markkinaetu
maine luotettavana toimittajana
9
Yleisiä ongelmiaaikataulusuunnittelussa
tehtävät kuukausien ja jopa vuosien pituisia
riippuvuudet tehtävien väliltä puuttuvat
pelivaroja ei tunneta
resursseja ei ole merkitty aikatauluun
aikatauluja ei ylläpidetä vaan toimitaanvanhentuneen aikataulun perusteella
aikataulun luettavuus on heikko
aikataulusta puuttuu tehtäviä
henkilöstön asenne aikasuunnitteluun on heikko:”ei ne aikataulut kuitenkaan pidä paikkaansa”
10
Työajan jakautuminen (esim.)
11
Projektiryhmän jäsenen työaika
12
Projektipäällikön työaika
13
Aikataululaadinnan tehtävät
1.laadi tehtäväluettelo
2.arvioi tehtävien työmäärät ja kestot ja sijoita netyökaluun paikalleen
3.selvitä tehtävien suoritusjärjestys ja riippuvuudet
4.allokoi resurssit tehtäville
5.viimeistele aikataulu valitsemallasi työkalulla
6.tarkastele ja analysoi tulosta
7.hyväksytä aikataulu ja sitoudu sennoudattamiseen ja ylläpitämiseen
14
Työmäärien arviointi
aikataulutuksen kulmakivi
arvioinnilla tarkoitetaan tehtävän koon,kustannusten, resurssien ja kestonmäärittämistä
arviointia tarkennetaan koko projektin ajan
alussa arviointi tehdään niin hyvin kuin seon sen hetkisen tietämyksen perusteellamahdollista
15
Työmääräarvioiden ongelmia
projektin vaatimukset muuttuvat
projektin tavoite ja sisältö on heikosti määritelty
projektin organisaatio, määräykset, lait taitilajärjestelyt muuttuvat
arvioiden tekijät ovat kokemattomia
arviointi on tehty liian suurina kokonaisuuksina
käytössä ei ole historiatietoa
henkilöstö vaihtuu
johto sanelee työmääräarviot
projektin johtaminen ei ole jämäkkää
16
Yleissääntöjä
jos arvioit jonkun tehtävän alakanttiin, arvioiseuraava yläkanttiin
pelivaran voi sisällyttää tehtäviin tai laittaaerikseen aikatauluun näkyviin. Asiakas eivälttämättä hyväksy erikseen näkyviä pelivaroja.
eri ihmisten tuottavuus vaihtelee jopa 10-20 -kertaisesti: historiatieto arvioiden pitävyydestähenkilöittäin helpottaa arviointia
17
Tehtävän kesto
kesto = työmäärä / resurssimäärä
esim:
tehtävän työmäärä 10 työpäivää
1 resurssi käyttää ajastaan 65% ajastaan
tehtävän kesto on 10 / 0,65 = 15,38 työpäivää
jos pyöristät 15 päiväksi, pyöristä seuraava ylöspäin
jos pyöristät 16 päiväksi, pyöristä seuraava alaspäin
18
Toimintoverkko
teht. 1
teht. 2
teht. 3
teht. 4
teht. 5
teht. 6
teht. 7
aika
19
Arviointimenetelmiä
RAHI ja MUTU
tehtävien arviointi
ryhmässä
2-N ihmisen ”sokkotyönä”
vaihejaon hyödyntäminen (esim. 20%suunnitteluvaiheelle)
nyrkkisäännöt (esim. dokumentointi 3 sivua /päivä)
matemaattiset mallit, joissa otetaan huomioonkokemus ja tehtävien vaikeus
20
Työmääräarvioiden kehittyminen
Työmäärä-
tiedot
Työmäärä-
arviointi
Arviointi-
menetelmät
Toteutuneiden
työmäärien
raportointi
Vertailu
arvioihin
Arviointi-
menetelmien
kehittäminen
Vahvistus
arvioille
Poikkeamien
syiden
analysointi
Poikkeamia
ON
EI
TIETO-
PANKKI
Näistä
lisää
ensi
luennolla
21
Riskien hallinta projektissa
Riskin määritelmä:
Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektintavoitteista.
Riskianalyysi ainakin toteutettavuustutkimuksenloppupuolella, mahdollisesti muissakin vaiheissa.
Riskejä seurataan esim. viikkokokouksissa janiiden perusteella ohjataan projektia ja tehdäänpäätöksiä toimintatavoista. Tarvittaessa projektinjohtoryhmä voi tehdä päätöksiä riskienminimoimiseksi.
22
Riskityypit, esimerkkejä
tekniset riskit
tuotevastuuriskit
projektiriskit
aikataulu- ja budjettiriskit
organisaatio, henkilöstö, tiedonkulku
ulkopuoliset hankinnat, toimittajat
sopimusriskit
bisnesriskit
taloudelliset ja sopimuksiin liittyvät riskit
ympäristötekijät, luonnonolosuhteet
kohdemaahan liittyvät riskit, esim. lait, politiikka
23
Riskianalyysi
Workshop, osallistujat eri alueidenasiantuntijoita
Riskit kerätään listaksi, jossa jokaisen riskintodennäköisyys (P) ja vaikutus (I)arvioidaan ennalta sovitulla asteikolla(usein 1-5)
Lista järjestetään PxI arvon perusteella
Tärkeimmille riskeille tehdäänvarautumissuunnitelma
24
Riskien hallinnan nelikenttä
P
I
Riskejä
tarkkaillaan
Ei toimen-
piteitä
Analyysi
ja torjunta-
suunnitelma
Etsitään
ratkaisuja
riskien
poistamiseksi
0
25
Riskien seuranta ja hallinta
Mahdolliset toimenpiteet
riskien ennakointi
riskien eliminointi
riskien väistäminen
seurausten minimointi
Toimenpiteissä täytyy aina muistaavaikutukset projektin budjettiin,aikatauluun, ominaisuuksiin ja laatuun
26
Top risks, USA
Avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa
Epärealistiset aikataulut ja budjetit
Kehitetään ohjelmistoon vääriä toimintoja ja turhiapiirteitä
Huono käyttöliittymä
Muutokset määrittelyssä = "liikkuva maali"
Ongelmat muualta hankituissa komponenteissaja/tai palveluissa
Tekniset ongelmat (suoritusteho, reaaliaikaisuus,muistitila).
27
Top risks, Lappeenranta
MITEN
aikataulu petti
kustannukset ylittyivät
asiakas tyytymätön tuotteeseen (ei vastaa tavoitteita,liiketaloudelliset menetykset) jälkihoidon työmäärä valtava.
MIKSI ?
työmääräarvio virheellinen
määrittely puutteellinen
liian suuri projekti
asiakkaan/toimittajan asiantuntemattomuus
suunnittelematon käyttöönotto
henkilöstön vaihtuvuus
huono projektipäällikkö
ongelmat työvälineissä/laitteissa
28
Critical (anti) success factors insoftware projects
(J. S. Reel, IEEE Software May/June 1999)
1. projektinvetäjä ei ymmärrä asiakasvaatimuksia
2. projektin laajuutta ei ole määritelty kunnolla
3. muutostenhallinta on puutteellista
4. teknologiassa tapahtuu muutoksia
5. asiakasvaatimukset muuttuvat
6. aikataulu on epärealistinen
7. käyttäjien vastustus
8. tuki projektille loppuu
9. projektiryhmässä ei ole tarvittavaa ammattitaitoa
10. ei oteta oppia toimivista käytännöistä ja tehdyistä virheistä.
Johtopäätös: Projektien ongelmat eivät niinkään ole teknisiä,
vaan liittyvät projektinhallintaan, ihmisten johtamiseen, ryhmätyöhön,
kommunikointiin, asiakastarpeiden ymmärtämiseen…