Slide 1

ProjektinhallintaLuento 2 Projektien peruskäsitteet

Jarmo Toivanen, Erkki Rämö

2. Projektinhallinnan peruskäsitteet

•Projektisopimuksista

•Projektin organisointi ja käynnistys

•Projektisuunnitelma

•Projektin vaiheistus ja ositus

•Aikaohjaus

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Toteutusvaiheet ja tietoalueet

Aloitus jamäärittely

Suunnit-

telu

Suunnit-

telu

Toteutus

Päättä-minen

Projektin toteutus

Ohjaus

Kokonaisuuden hallinta (projektin alussa ja projektin aikana)

Laajuuden hallinta

Aikataulun ja resurssien hallinta

Kustannusten hallinta

Hankintojen hallinta

Riskienhallinta

Laadunhallinta

Viestintä ja tiedonhallinta

Lähde: Project Directors Oy

Strategiasta projektiksi

Strateginen suunnittelu

3-5 vuotta

Taktinen suunnittelu

1-3 vuotta

Projektiohjelma

1-3 vuotta

Projektisuunnitelmat

< 1 vuosi

Työsuunnitelmat

1-2 kuukautta

Projektisalkku

Priorisointi







Vaiheistus

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Vaihtoehtotilanteita

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Valintaryhmä

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Project Directors Oy

Projektin hallinta on kaikkea tätä

- Idea, muutostarve,…

- Esitutkimus

- Projektiehdotus

- Edellytysten arviointi

- Päätös ja asettaminen

- Rajaus

- Alustava suunnittelu

- Idea, muutostarve,…

- Esitutkimus

- Projektiehdotus

- Edellytysten arviointi

- Päätös ja asettaminen

- Rajaus

- Alustava suunnittelu

- Projektisuunnitelma

- Organisointi

- Vastuuhenkilöt

- Työsuunnitelmat

- Välitavoitteet

- Projektisuunnitelma

- Organisointi

- Vastuuhenkilöt

- Työsuunnitelmat

- Välitavoitteet

- Tuloksen todentaminen

- Luovutus tilaajalle

- Jatkosta sopiminen

- Asiakirjojen taltiointi

- Päätöstilaisuus

- Loppuraportti

- Projektin päättäminen

- Tuloksen todentaminen

- Luovutus tilaajalle

- Jatkosta sopiminen

- Asiakirjojen taltiointi

- Päätöstilaisuus

- Loppuraportti

- Projektin päättäminen

Perusta-minen

Suunnittelu

Toteutus

Päättä-minen

Miksi projektit epäonnistuvat?

•Projektit myöhästelevät sopimusajoista

•Projekteissa on jatkuvasti kiire, ylitöitä

•Projekteja priorisoidaan, mille projektille tänäänannetaan resursseja

•Projektit toimitetaan asiakkaille keskeneräisinä

•Tarvittavia resursseja ei ole käytettävissä oikeaanaikaan

•Aikatauluja joudutaan jatkuvasti muuttamaan

•Törmätään ongelmiin, jotka olisi voitu ennakoida jaehkäistä

Projektisopimukset

•Toimitusprojektissa projektia edeltää tarjous- jasopimusvaiheet

•Tärkeää on rajata tarkoin projektin lopputulos

•Projektilla on tiukat aikatauluja kustannusraamit

Lähde: Project Directors Oy

Projektin rajaus

 Tavoitteesta johdettu työkokonaisuus = mitä päätetään tehdä

- ei liikaa asioita yhdellä kertaa

- kaikki osapuolet allekirjoittavat ennen töiden aloittamista

 Sopusoinnussa

- toiminnan kokonaistavoitteiden kanssa

- aikaan ja voimavaroihin nähden

 Rajaus tarkentuu, mutta se ei saa muuttua

Lopputulokselle on määriteltävä todennettavissaolevat valmistumiskriteerit heti projektin alussa.

Jos asioista ei sovita nyt, niistä sovitaan koko ajan.

Lähde: Project Directors Oy

”If the target is not clear, you can’t hit it clearly”

Sisältö

Aika

Raha

Deadline

Hinta

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Aloitus jamäärittely

Suun-nittelu

Päättä-

minen

Päättä-

minen

Ohjaus

Projektin kuvaus, esitys ja suunnitelma

Projekti-kuvaus

Projekti-esitys

Projekti-suunnitelma

Päivite-tytversiot

Toteutus

Projektin toteutus

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Projektisopimusvaiheessa tiedettävä

Tarjouksessa määriteltyjen asioiden lisäksi:

•Projektin käynnistäminen

•Projektin avainhenkilöt ja johtoryhmän kokoonpano

•Aika jolloin yksityiskohtaiset aikataulut ja määrittelytkuten projektisuunnitelma on toteutettu

•Aikataulujen tarkkuus, tietosisältö, aikataulutekniikka,käytettävät projektinhallintamenetelmät

•Käytettävät raportointitavat, raporttien sisältö

•Kokoukset, osallistujat ja asialistat

•Hyväksymis- ja luovutusmenettely

•Sopimusrikkeet, myöhästymissakot, poikkeukset

Projektin organisointi ja käynnistys

Tilaaja

Toimittaja

Tuki-

henkilöt

Projektin

valvoja

Ali-

hankkijat

JOHTO-

RYHMÄ

Osa-

projekti

Käyttäjät

Projekti-

ryhmä

Projekti-

päällikkö

Projekti-

päällikkö

Projektiryhmä

Asiantuntijat

Projektiorganisaatio (tilaaja-toimittaja-alihankkija)

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektiorganisaation tehtävät

Projektin asettaja:

•Päättää projektin käynnistämisestä ja toimii projektinrahoittajana (toimitusprojektissa projektin rahoittajana toimiitilaaja)

•Päättää keskeyttämisestä ja päättämisestä

•Nimeää projektin johtoryhmän oman organisaation osalta

•Vastaa viimekädessä siitä, että projektilla on käytettävissätarvittavat resurssit

•Ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation välisetkiistat

•Tilaajan edustaja projektin johtoryhmässä edustaa projektinasettajaa

Projektiorganisaation tehtävät

Projektin johtoryhmä

•Osallistuu projektin johtoryhmän työskentelyyn

•Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannuksellisettavoitteet

•Nimeä projektipäällikön

•Hyväksyy projektipäällikön laatiman projektisuunnitelman

•Antaa projektille sen tarvitsemat henkilö- ja muut resurssit

•Tekee projektin kannalta keskeiset päätökset

•Hyväksyy projektin tulokset

•Päättää projektin päättämisestä

Projektiorganisaation tehtävät

•Projektipäällikkö

•Laati projektisuunnitelman tai johtaa sen laatimista

•Käynnistää projektiryhmän työskentelyn ja ohjaa ryhmää

•Johtaa projektin toimeenpanoa ja tehtävien antoa sekä valvootyön edistymistä

• Varustaa projektiryhmän tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella

•Huolehtii projektin dokumentoinnista ja arkistoinnista

•Laati projektin loppuraportin ja suorittaa projektin päättämisen

SEKÄ YHTEISTYÖSTÄ

LINJAORGANISAATION KANSSA!

Projektiorganisaation tehtävät

Projektiryhmän jäsen:

•Osallistuu projektisuunnitelman laatimiseen omantehtäväalueensa osalta

•Tehtävän sisältö

•Työmäärä

•Aikataulu

•Huolehti tehtävistään laadittujen suunnitelmien mukaisesti

•Raportoi työn edistymisestä

•Dokumentoi työn tulokset

•Noudattaa annettuja teknisiä standardeja

Projektiorganisaation tehtävät

Projektisihteeri/projektiassistentti:

•Projektimanuaalin laadinta ja ylläpito

•Projektin dokumenttien luokittelu, arkistoinnin suunnittelu jadokumenttihallinta

•Aikataulujen laadinta ja seuranta

•Projektin eri osaprojektien ja organisaatioiden projektiaikataulujenkoordinointi

•Projektibudjetin laatiminen yhteistyössä eri vastuuhenkilöiden välillä

•Tarjouskyselyjen laadinta

•Toimittajien valvonta

•Kustannusseuranta ja ennusteiden laadinta

•Kokousjärjestelyt

•Suuressa projektissa projektin erityistehtävät voidaan jakaa edelleen:

•Kustannusinsinööri

•Sopimusinsinööri

•Aikatauluvalvoja

Projektin käynnistäminen

•Projektin käynnistämisellä luodaan pohjaprojektiryhmän yhtenäisyydelle, tiedonkululle jakäytettäville työtavoille

•Käynnistämistoimenpiteitä ovat:

•Tavoitteiden määrittely

•Projektiryhmän tehtävien ja vastuiden määrittely

•Ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen

•Projektihallintamenettelyjen suunnittelu

•Projektisuunnitelman laatimisen käynnistys

•Käynnistysseminaarin järjestäminen

Käynnistysseminaari eli Kick-off tehtävät

•Perehdyttää projektiryhmäprojektintavoitteisiin ja sisältöön

•Määrittää projektiryhmän tehtävien jako jasaada eri osapuolet sitoutumaan heillesuunniteltuihin tehtäviin

•Tutustua

•Työskentelytapojen ja sääntöjenselvittäminen (menetelmät, laadunvalvonta,kokoukset, dokumentointi, tiedottaminen,jne..)

•Antaa projektin suunnittelussa ja ohjauksessatarvittavat tiedot

•Käynnistää projektiryhmän työ

PROJEKTISUUNNITELMA

Tietohallinto-

strategia

2007

Haastattelut,

10 henkilöä

Esimerkki yksinkertaisesta työsuunnitelmasta

Aloitus-

kokous

marraskuu

joulukuu

2008

3 htp

8 htp

3 htp

4 htp

5 htp

Työmääräarvio = 40 htp

Kehittämis-

ohjelma

2007

Nykytila,

haastattelujen

purku

tammikuu

helmikuu

Mahdollisuudet,

hyöty-

potentiaali

Tavoitetila

ulkoinen verkkoviestintä,

hyödyt,

muutokset

Tavoitetila

sisäinen verkkoviestintä,

hyödyt,

muutokset

Tavoitetila

järjestelmät,

hyödyt,

muutokset

Kehittämis-

ohjelma

Päätöksen-

teko

3 htp

4 htp

Projektisuunnitelma

Vastaa kysymyksiin:

•Kuka?

•Mitä?

•Milloin?

•Miten?

•Minkä verran?

Muutosten kustannusvaikutus

Projektintuloksenatoteutettavantuotteenmuutoksenkustannus

Projektintulosten käyttöja käytöntukeminen

Projektin toteutus

Ideointi, mahdollisuuksienkartoitus ja valmistelu

Muutoksen

kustannusvaikutus

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Miksi suunnitella?

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektisuunnitelma: esimerkki1. Määrittelyt

•1.1 Johdanto ja taustat

•Kuvaa syy ja taustatekijät, jotka ovat johtaneet projektinperustamiseen

•Mitä tutkimuksia ja selvityksiä on olemassa

•Kohteen nykytilanne

1.2 Projektin tulostavoitteet (tavoitteet ja tehtävät)

•Aikatavoite

•Kustannustavoite

•Tulostavoite

•Tuotanto- ja kapasiteettitavoite

•Tekniset tavoitteet ja laatu

•Ympäristö- ja turvallisuustavoitteet

•1.3 Rajaus ja liittymät

•Projektin ulkopuolelle jäävät osat kohdealueesta

•Rajoittavat ulkopuoliset tekijät

•Rinnakkaiset projektit ja projektiin liittyvät tehtävät

•> ympäristökuvaus

Ympäristökuvaus: tunnista projektin liittymät

TEHDAS-

PROJEKTI

RAHOITUS

JA JOHTO

SÄHKÖ-

SUUNNITTELU

LVI-

SUUNNITTELU

RAKENNE-

SUUNNITTELU

LAITE-

VALMISTAJAT

LAITTEISTO-

SUUNNITTELU

ARKKITEHTI-

SUUNNITTELU

PROSESSI-

SUUNNITTELU

Projektisuunnitelma: esimerkki2. Organisaatio

•2.1 Projektiryhmä

•2.2 Johtoryhmä

•2.3 Yhteyshenkilöt

•2.4 Alihankkijat

Projektisuunnitelma: esimerkki3. Toteutussuunnitelma

•3.1 Ositus ja toteutusvaiheet

•Tehtäväluettelot tai osakokonaisuudet

•3.2 Aikataulut

•3.2.1Määrittely, suunnittelu ja toteutus

•3.2.2 Hankinta

•3.2.3 Rakennus ja asennus

•3.3 Resurssisuunnitelma

•3.4 Riskien kartoitus

•3.5 Muut

•Ympäristövaikutukset

•Työturvallisuus

•Suunnittelumenetelmät

Projektisuunnitelma: esimerkki

•4. Budjetti

•4.1 Kustannusarvio ja budjetti

•4.2 Rahoitus ja maksuaikataulu

•4.3 kustannusraportointi ja ohjaus

•5. Dokumentointi ja tiedonhallinta

•6. Ohjaussuunnitelma

•6.1 Projektikokoukset ja katselmukset

•6.1 Tiedottaminen

•6.2 Valvonta ja raportointi

•6.4 Koulutussuunnitelma

•6.5 Laadunvarmistus ja muut käytetyt standardit

•7. Toimintaohjeet

•7.1 Muutosmenettely

•7.2 Hyväksymismenettelyt

•7.3 Tarkastukset ja vastaanotto

Projektisuunnitelman vaiheet

TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN

PROJEKTIN ORGANISOINTI

PROJEKTIN OSITTAMINEN

AIKASUUNNITTELU

RESURSSISUUNNITTELU

KUSTANNUSSUUNNITTELU

OHJAUSJÄRJESTELMÄN SUUNNITTELU

PROJEKTISUUNNITELMA

PROJEKTIN VAIHEISTUS JA OSITUS

Projektin vaiheistuksen ja osituksen tavoiteWBS = Work Breakdown Structure

•Projektiositus vaiheistaa projektin

•Kussakin projektin vaiheessa ositus voi olla erilainen

•Projektiositus jakaa projektin organisatorisesti selviinvastuukokonaisuuksiin ja osaprojekteihin

•Projektiositus jakaa projektin aikataulut erilaisiksi osa-aikatauluiksi,joihin on merkitty niiden keskinäiset riippuvuussuhteet

•Projektiositus luo puitteet kustannusohjaukselle määrittämälläseurattavat kustannuskohteet (ns. työpaketit)

•Projektiositus antaa projektin työlle hierarkkisen jäsentelyn jakoodauksen

•Projektiosituksen avulla voidaan integroida ajallinen ja taloudellinensuunnittelu ja ohjaus

Osituksen menetelmät

•Vaiheittainen ositus

•Järjestelmiin osittaminen

•Rakenteellinen ositus

•Työlajin mukainen ositus

WBS-taso 1 = koko projekti koodi 0.000

WBS-taso 2 = osa projekti koodi 1.000

WBS-taso 3 = edellisen osat koodi 1.100

WBS-taso 4 = edellisen osat koodi 1.110

Vaiheittainen ositus

•Tarkoitetaan projektin jakamista peräkkäisiin vaiheisiin

•Ajallisesti rajattu

•Itsenäiset osat

Esimerkki - Investointiprojekti

Esiselvitykset

Esisuunnittelu

Perussuunnittelu

Yksityiskohtainen

suunnittelu

Yksityiskohtainen

suunnittelu

Hankintavaihe

Rakennus- ja

asennusvaihe

Rakennus- ja

asennusvaihe

Käyttöönotto

Ja käynnistys

Käyttöönotto

Ja käynnistys

Takuuaika

INVESTOINTI-PROJEKTI

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Järjestelmiin osittaminen

•Eritellään systeemeittäin

•Systeemi on itsenäinen kokonaisuus, joka liittyypoikittaisesti projektin rakenteisiin

Teollisuuslaitos

Tietoverkko

Materiaalin

käsittely

Kaukolämpö

Vesi-

järjestelmä

Turva-

järjestelmä

Tuotannon

ohjaus

TASO 1

TASO 2

Rakenteellinen ositus

•Projekti pilkotaan fyysisiin osiin

•Muistuttaa osaluettelon laatimista

•Aina perustana projektin osituksessa

Prosessi

Sähkö

Rakenne

LVI

Autom.

…

Teollisuuslaitos

Vesilaitos

Lämpokeskus

Konttori

Teollisuus-

rakennus

Korjaamo

Varasto

TASO 1

TASO 2

TASO 3

Työlajin mukainen ositus

•Eritellään työlajien mukaisesti

•Esim. Suunnittelutyö

Teollisuuslaitos

Suunnittelu

Projekti-

hallinto

Rakennustyöt

Asennustyöt

Käyttöönotto

Hankinnat

TASO 1

TASO 2

TASO 3

Prosessisuun.

Sähkösuun.

Rakennesuun.

LVI-suun.

Autom. suun.

…

Perussuunnittelu

Sähkönjakelu

Prosessisähköistys

Rakennussähkö

Dokumentointi

…

TASO 4

Projektiosituksen merkitys

•Projektiositus ja aikataulut

•Projektiositus paloittelee projektissa laadittavat aikatauluthierarkkiseksi aikataulujärjestelmäksi

•Projektiositus ja kustannusohjaus

•Projektiosituksen avulla projektista saadaan eri tasoillavaadittavia kustannusyhteenvetoja

•Projektiositus ja organisaatio

•Projektiositus liittyy organisaatioon siten, että kullekin WBS-elementille on yksiselitteinen vastuuorganisaatio taivastuuhenkilö

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

PROJEKTIN AIKAOHJAUS

Ajallisen ohjauksen merkitys

•Projektien aikataulun pitäminen keskeinen tavoiteprojekteissa

•Investointiprojekteissa pyrkimys mahdollisimmanlyhyeen toteutukseen johtuen sitoutuneiden pääomiensuuruudesta ja investoinnin tulevan tuoton arvosta

•Tuotekehitysprojekteissa tuotteet on saatava ennenkilpailijoita markkinoille

Ajallisen ohjauksen merkitys

•Myöhästymissakot

•Esim 0,5% viikossa, max 7,5%

•Sidotun pääoman korko

•Projektiin investoidut laitteet ja työ

•Välilliset kustannukset (tilat työmaajärjestelyt, kone- ja laiteresurssit)

•Tuotto projektin tuloksesta

•Projektin valmistuminen ennakkoajassa

•Menetetty tuotto

•Huoltoseisokki, esim. Paperikone 7000€/tunti

•Markkinaetu - Time to Market

•Tuotteen kermankuorintahinta

•Maine luotettavana toimittajana

Heikkouksia aikataulussa

•Karkeat tehtäväerittelyt, aikataulussa kuukausien, jopa vuosienpituisia jonoja

•Riippuvuudet puuttuvat tehtävien välillä, vain pelkistettyjäjanakaavio- esityksiä

•Pelivaroja ei tunneta

•Tehtäväjanaan sisältyy piilopelivaraa eli janan pituus ei kuvaatehtävän yhtäjaksoista suoritusta

•Resursseja ei ole merkitty aikatauluihin tai määritelty tarkastiprojektisuunnitelmaan

•Aikataulut sanellaan, ei tehdä osapuolten yhteistyönä (alihankkijat)

•Aikatauluja ei ylläpidetä, sekaannusta projektin aikajaksotuksessa

•Aikataulu on vaikeaselkoinen

•Aikataulusta puuttuu tehtäviä, (Ei noin pieniä jaksettu merkitä!)

•Henkilöstön motivaatio aikasuunnitteluun on heikko

•Käytetään projektinhallintaohjelmaa, mutta seuranta ei toimi

•Toteutuneet / toteutumattomat tunnit - valmiusaste????

Case: Olkiluoto

Olkiluodon ydinvoimalaitos Investoinnit 2003-2011 (-2012)

Milj. €

Korkokulut (10%)2011

Milj. €

Korkokulut (10%)2011

Vuosi 1

100

135.8

Vuosi 1

100

159.4

Vuosi 2

100

114.4

Vuosi 2

100

135.8

Vuosi 3

150

142.3

Vuosi 3

150

171.5

Vuosi 4

200

154.3

Vuosi 4

200

189.7

Vuosi 5

200

122.1

Vuosi 5

200

154.3

Vuosi 6

300

139.2

Vuosi 6

300

183.2

Vuosi 7

400

132.4

Vuosi 7

350

162.4

Vuosi 8

300

363.0

Vuosi 8

250

332.8

Vuosi 9

250

25.0

Vuosi 9

250

52.5

Yhteensä

2000

1328.5

Vuosi 10

100

10.0

Yhteensä

2000

1551.6

2011

1328.5

Ylimääräinen korkokulu:

223.1

Aikataulun laadinta

1.Tehtäväluettelon laatiminen

2.Tehtävien työmäärien ja kestojen arviointi

3.Tehtävien suoritusjärjestyksien ja riippuvuuksienselvittäminen

4.Resurssien allokointi tehtävälle

5.Aikataulun piirtäminen/atk-käsittely

6.Aikataulun ja resurssien analysointi

7.Aikataulun hyväksyntä ja sitoutuminen

Aikataulun laadinta

•Yleisaikataulu

•Koko projekti mukana. Sisältää eri osapuolten päätehtävät,sopimuspisteet ja keskinäiset liittymät

•90 päivän aikataulu

•Päivätarkkuudella laadittu aikataulu noin kolme kuukauttaeteenpäin

•Viikkoaikataulu (seuraavat kaksi viikonloppua)

•Yksityiskohtainen aikataulu /tehtäväluettelo

•Yhteensovittamiskysymykset

•Työmaajärjestelyt

•Tarkistetaan työmään viikkopalaverissa

Tehtäväluettelon laadinta

•Epämääräinen tehtävä:

•Seinät

•Asennus

•Dokumentointi

•Laitetoimitukset

•Täsmällisesti kuvattu:

•Seinien tasoitus

•LVI-asennus

•Käyttöohjeen A laadinta

•Koneen A toimitus

•Tehtäväluettelon laadinnassa on otettava mukaan kaikkiajallisesti vaikuttavat tehtävät, myös:

•Viranomaisten luvat

•Hyväksymiset

•Laitetoimitusajat

•Kuljetukset

•Pakolliset seisonta-ajat

•Päätökset, päätöspisteet (milestones)

1. Tehtäväluettelo (esimerkki)

Tehtäväluettelo - yhteenveto

•Tehtävillä on oltava selkeä mitattava alku ja loppu

•Jos tehtävän suorittaja vaihtuu, erittele tehtävä uudestaan

•Ota mukaan myös keskeiset toimitukset, pitkän toimitusajanomaavat koneet, laitteet ja materiaalit

•Myös lyhyt, mutta kriittinen toimitus voidaan otta mukaan

•Aikataulujen ja tehtäväluettelon jakaminen hierarkkisiksisysteemeiksi

•Kukin vastuuhenkilö vastaa oman alueensa tehtäväluettelosta

•Suurimmat aikatauluvirheet aiheutuvat kokonaan pois unohdetuistatehtävistä

Tehtävien työmäärän arviointi

Virheelliset työmääräarviot:

•Projektin sisällön laajentuminen, muutokset määrittelyssä

•Heikosti määritelty projektin tavoite ja sisältö

•Ympäristötekijöiden muutokset (organisaatio muuttuu,määräykset tai lait muuttuvat, tilajärjestelyt, jne.)

•Arvioiden tekijöiden kokemattomuus

•Arviointi tehty liian suurena kokonaisuuksina

•Kokemusperäinen tieto puuttuu

•Henkilöstön vaihtuvuus

•Ylhäältä sanellut arviot

•Lepsu projektin johtaminen

Tehtävien työmäärän arviointi

Kesto= työmäärä : resurssimäärä

•Esim, yksi täyspäivänen suorittaja

Työmäärä: 12 päivää

Resurssi 60% käytettävissä

Työaika 12 : 0,6 = 20 päivää

Tehtävien työmäärän arviointi - menetelmiä

•Paloittelu mahdollisimman pieniin osiin

•Projektin / työn jakaminen vaiheisiin

•Esim ohjelmistoprojekti:

•Suunnitteluvaihe 40%

•Toteutusvaihe 60%

•7% tietokantojen suunnittelu

•38% ohjelmien suunnittelu ja toteutus

•6% systeemi ja käyttäjätestit

•4% käyttöohjeiden laadinta

•5% tuotantoon siirto

+ projektihallinto 10% projektin kokonaiskustannuksista

Tehtävien työmäärän arviointi - menetelmiä

•Projektin / työn jakaminen vaiheisiin

•Esim rakennusalalla betonityöt:

•20%raudoitus rakennettu

•65% laudoitus tehty

•75% betoni valettu ja kuivunut

•90% laudoitus purettu

•100% viimeistelytyöt tehty

•Nyrkkisäännöt (kokemusperäisiä laskentakaavoja)

•Prosessiautomaatio suun. 100h/säätöpiiri

•Instrumenttiasennus140h/säätöpiiri

•Logiikkaohjelmointi10 käskyä/päivä

•Dokumentointi 4h / A4-sivu

•Tilastot ja taulukot (RT-kortti)

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Tarkentuva arviointijärjestelmä

TYÖMÄÄRÄ-

TIEDOT

TYÖMÄÄRÄ-

ARVIOINTI

MENETELMÄT

TOTEUTUNEIDEN

TYÖMÄÄRIEN

RAPORTOINTI

VERTAILU

ARVOIHIN

ANALYSOINTI-

MENETELMIEN

KEHITTÄMINEN

POIKKEAMIEN

JA SYIDEN

ANALYSOINTI

VAHVISTUS

ARVIOILLE

POIKKEAMIA

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Tehtävien riippuvuudet

•Looginen riippuvuus

•Tehtävät suoritetaan tietyssä työjärjestyksessä

•Limitysriippuvuus

•Tehtävän aloittaminen riippuu toisen tehtävän tietystä valmiusasteesta(esim. suunnittelun lähtötiedot)

•Viiveriippuvuus

•Tehtävä alkaa tietyn ajan kuluttua edellisen tehtävän loppumisesta

•Kalenteririippuvuus

•Vuosihuolto

•Riippuvuus eri vuodenajoista

•Ei suoranaista riippuvuutta

•Irrallisia tehtäviä, jotka voidaan sijoittaa sopivasti esim.kuormitustilanteen mukaan

Aikataulutekniikat

•Janakaavio (esim. MS-project)

•Tehtävien nimet vasemmassa reunassa

•Jokaisella tehtävällä oma nimi

•Tehtävän rivillä on jana, joka kuvaa alkamisajan, keston japäättymisajan

•Työn edistymistä kuvataan janan värillä, tms.

•Tapahtumakaavio

•Kuvaa projektin etapit (milestones)

Aikataulutekniikat

•Toimintaverkkomenetelmät (Esim. PERT)

•Kuvataan tarkasti tehtävät

•Alkamis- ja päättymisaika

•Resurssit

•Valmiusaste

PUTKITYÖT

Start: 10.10.06 ID: 4

Finnish: 31.10.06 Dur: 13 Days

Res:

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde:Project Directors Oy

Maalausurakka

Lohkoverkko

Kriittinen polku

 kuvaa tehtävien välistä ehdotonta riippuvuutta

 määrää projektin lyhimmän läpimenoajan.

Maalausurakka

Lohko- l. tehtäväverkko

Tehtävä A

Tehtävä D

Tehtävä B

Tehtävä C

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Tehtäväverkon erilaisia riippuvuuksia

Tehtävä A

Tehtävä B

LA = Lopusta alkuun

Tehtävä A

Tehtävä B

Tehtävä A

Tehtävä B

Tehtävä A

Tehtävä B

LL = Lopusta loppuun

AA = Alusta alkuun

AL = Alusta loppuun

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Tehtävään kirjattavat tiedot

T = Tehtävä

K = Kesto

PV = Pelivara

AA = Aikaisin aloitus

AP = Aikaisin päättäminen

MA = Myöhäisin aloitus

MP = Myöhäisin päättäminen

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Tilannekatsaus - keskiviikko:

- Suunnitelman mukaan paitsi pintojen puhdistus –1 ja muu kunnostus +2.

Janakaavio ja tilanneviiva

Maalausurakka

Lähde:Project Directors Oy

Janakaavio rakennusprojektista

Päivää

Kantavat rakenteet

Ulkoseinät

LVIS-läpimenot

Muuratut väliseinät

Pintabetonilattiat

Kattorakenteet

Vesikatto

Ikkunat

Tasoitetyöt

Alakatot

LVIS-työt

Kevyet väliseinät

Sisäovet

Välitarkastus

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Janakaavio, kriittiset tehtävät, pelivarat

Päivää

Tehtävä jolla onpelivaraa.

Kriittinentehtävä

Kantavat rakenteet

Ulkoseinät

LVIS-läpimenot

Muuratut väliseinät

Pintabetonilattiat

Kattorakenteet

Vesikatto

Ikkunat

Tasoitetyöt

Alakatot

LVIS-työt

Kevyet väliseinät

Sisäovet

Välitarkastus

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Kuva 38

Aika

Janakaavio ja kokonaisaikataulu, kun tehtäviä ajoitetaan rinnakkain

Alustava janakaavio ja kokonaisaikataulu

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Virstanpylväskaavio=päätöksentekopisteet

Aika(kk)

Valmistelut tehty

Raivaustyöt japerustukset tehty

Runko- ja täydentävätrakenteet tehty

Pinnat, varusteet jakonetekniset työttehty

Tammi

Huhti

Elo

Touko

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Lähde:Projektihallinnankäsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektin keston lyhentäminen

Vaihe 1

•Selvitetään kriittiset ja lähes kriittiset tehtäväketjut

Vaihe 2

•Tarkistetaan kriittisen polun loogiset riippuvuudet. Voidaanko riippuvuuksia muuttaa siten,että tehtävät tulevat rinnakkain tai limittyvät?

Vaihe 3

•Etsitään tehtävät, joissa on huomattavaa lyhentämispotentiaalia

Vaihe 4

•Tarkastellaan resurssimäärien muutosmahdollisuuksia.

•Voidaanko kriittiselle polulle lisätä resursseja?

Vaihe 5

•Onko tehtäviä, joita voidaan lyhentää ilman lisäkustannuksia. Kokeneempi suunnittelija,urakoitsija

Vaihe 6

•Voidaanko kriittisille tehtäville siirtää resursseja niistä tehtävistä, joilla on runsaastipelivaraa

Vaihe 7

•Haetaan ne kriittiset tehtävät, jotka antavat suurimman ajallisen säästön suhteessalyhentämisestä aiheutuviin lisäkustannuksiin

•Panos / Tuotos suhde oltava <1

Aikataulun valvonta

Aikataulun

valvonta

Toteuttaminen

Edistyksen

arviointi

Aikataulun

päivitys

Poikkeamien

analysointi

Korjaus-

toimenpiteet

Edistymisen arviointi

•Arvioinnissa on selvitettävä

•Mitkä tehtävät ovat valmiit

•Mikä on jäljellä olevien tehtävien kestoaika

Tietojen keruu

•Käynti paikanpäällä

•Toisen käden tieto

•Kirjalliset tilanneraportit

•Valvontakokoukset

•Tietojärjestelmä

•ERP (resurssienhallinta)

•Suunnittelujärjestelmät, visualisointi

•Projektihallintajärjestelmät

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Edistymisen arviointi – mittarit

•Työaika

•Tehtävää käytetty työaika / työkustannus

•Toteutunut työaika : arvioitu työaika

•Kustannukset

•Käytetyt materiaalit

•Ulkoiset laskut

•Laitekustannukset

•Määrät

•Kappaleet, massat (Kg, m2, m3)

•Yksiköt, alueet

•Dokumenttien lukumäärä

•Resurssien käytettävyys

•Saavutetut etapit ja katselmukset

•Ilmaantuneet muutokset

Lähde: Projektihallinnan käsikirja